町内会・自治会の個人情報に関する取扱規程（ルール）／【サンプル様式】

○○町内会・自治会個人情報の取扱規程

（令和○年○月○日制定）

（目的）

第１条　この規程は、本会が保有する個人情報を適正に取り扱うための事項を定めることにより、町内会・自治会活動の円滑な運営を図るとともに、個人の権利利益を保護することを目的とする。

（責務）

第２条　本会は、個人情報保護に関する法律（以下「法」という。）等を遵守するとともに、町内会・自治会活動において個人情報の保護に努めるものとする。

（周知）

第３条　本会は、この個人情報の取扱規程を総会資料又は回覧により、少なくとも毎年１回は会員に周知するものとする。

（個人情報の取得）

第４条　本会は、会長が「○○町内会・自治会加入届」、「調査票」などを、会員又は会員になろうとするものから受理することにより、個人情報を取得するものとする。

２　本会が会員から取得する個人情報は、会員名簿の作成に必要な氏名（家族、同居人を含む）、住所、電話番号のほか、災害時における避難支援活動に必要な生年月日、性別、支援の要否、緊急時連絡先、その他の項目で会員があらかじめ同意した事項とする。

（利用）

第５条　本会が保有する個人情報は、次の目的に沿った利用を行うものとする。

（１）会費の請求、会議の開催、管理、その他文書の送付など

（２）会員名簿の作成及び会員区域図の作成

（３）会員相互の親睦や交流のための活動

（４）敬老祝い金等の対象者の把握

（５）防犯・防災の活動。

（６）災害時における要援護者の支援活動

（７）その他総会で議決された事業及び活動等

（管理）

第６条　収集した個人情報は、会長又は会長が指定する役員が保管し、適正に管理するものとする。

２　不要となった個人情報は、適正かつ速やかに廃棄するものとする。

（提供）

第７条　個人情報は、次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に提供しない。

（１）法令に基づく場合

（２）人の生命、身体又は財産の保護のために必要な場合

（３）公衆衛生の向上又は児童の健全育成の推進に必要な場合

（４）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することに対し、協力する必要がある場合

（開示）

第８条　会員は、第４条の規程に基づき提供した会員本人の個人情報について開示を請求することができる。

２　本会は、会員本人から会員本人の個人情報の開示について請求があったとき、法第28条第２項に該当する場合を除き、本人に開示するものとする。

（個人情報の訂正・利用停止等）

第９条　本会が会員から取得し、保有している個人情報について会員本人から訂正・利用停止等を求められた場合、速やかに訂正・利用停止等を行うものとする。ただし、各会員にすでに配布されている会員名簿等は、会員に連絡することをもって、これに替えることができるものとする。

（苦情相談等）

第10条

　○○町内会・自治会における、開示請求、訂正等請求、利用停止等請求及び苦情相談等の窓口は○○とする。

附則

この規程は、令和○年○月○日から施行する。